Quand on dirige une équipe, l'entretien individuel est une étape importante et souvent redoutée par le manager. Comment s'y prendre? Sur quoi mettre l'accent? Pascale Hotterbeex, Coach en développement professionnel près de Liège, vous partage quelques astuces.
En tant que manager, votre objectif est de favoriser la motivation, l’implication et la confiance de chacun de vos collaborateurs. Sans ces éléments, une équipe ne fonctionne pas, voire se désagrège. Les conflits, les malentendus et la frustration peuvent rapidement prendre le dessus et nuire à l’ambiance et à la qualité du travail.
Communiquer régulièrement avec ses collaborateurs est essentiel et l’entretien individuel permet d’aborder des sujets en profondeur, ce qui renforce liens entre N+1 et N-1. Raison de plus pour prendre le temps de se prépare à ce moment d’échange précieux !
Comme dans de très nombreux domaines, une bonne préparation est la clef du succès lorsqu’on souhaite avoir des échanges de qualité avec son collaborateur ou sa collaboratrice. C’est pourquoi vous devez réserver du temps à élaborer les lignes directrices de l’entretien professionnel. Ne vous réveillez pas une semaine avant la date fixée pour l’entretien ! Le soin que vous aurez apporté à la préparation montrera le jour venu à votre N-1 que vous lui accordez de l’importance et cela ne pourra que renforcer son opinion de vous.
Idéalement, vous devriez consigner les éléments importants qui se rapportent à votre subordonné·e au fur et à mesure que l’année s’écoule. Etant donné que cela n’est pas toujours réaliste dans les faits, pourquoi ne pas bloquer un moment à intervalle régulier (chaque trimestre, par exemple) pour passer en revue les événements marquants et noter les points que vous voudriez aborder lors de l’entretien individuel ? Il vous faudra penser aux objectifs qui ont été assignés mais également réfléchir aux compétences comportementales et aux points de développement de votre collaborateur ou collaboratrice.
Les premières minutes de l’entretien sont cruciales : votre objectif est de mettre en place les bonnes conditions pour que votre N-1 se sente accueilli et comprenne que vous recherchez un moment d’échange et de dialogue. Veiller à instaurer une ambiance cordiale, tenez compte du style de communication de la personne en face de vous, veillez à votre non-verbal…
Expliquez comment l’entretien va se dérouler en nommant les thèmes qui seront abordés et en laissant percevoir votre intention positive lors de cette rencontre.
Lorsque l’entretien en tant que tel commencera, gardez votre trame à l’œil tout en restant ouvert : la discussion ne suivra pas forcément l’ordre que vous avez établi. Il peut y avoir des digressions, c’est le propre d’un échange fluide entre deux personnes. Dans cette phase, les outils à privilégier de votre côté seront l’écoute, la reformulation et le questionnement ouvert.
Après chaque point, veillez à récapituler ce qui a été dit afin d’éviter tout malentendu. Chaque objectif ou chaque piste d’évolution qui aura été discuté doit être suivi d’un plan d’action concret. C’est donc le moment d’appliquer la méthode SMART. En outre, pensez à faire le suivi de cet entretien dans les semaines qui suivent et à tenir informé votre subordonné·e même si vous-même n’avez pas encore reçu de réponse claire de votre hiérarchie. Cette façon de procéder renforcera la confiance que votre N-1 place en vous.
Lorsqu’on parle d’entretien individuel en entreprise, on pense souvent à l’entretien d’évaluation qui est généralement prévu sur une base annuelle ou tous les deux ans. Cependant, pourquoi se limiter à cet exercice qui est souvent perçu comme une obligation à remplir ? Il y a de nombreuses autres raisons de prévoir une rencontre en tête à tête : donner un feedback, prendre la température par rapport à l’avancée d’un projet, parler motivation ou formation…
Ces rendez-vous seront certainement moins longs que le fameux entretien annuel, or ils sont tout aussi importants, voire plus. Pensez donc à planifier de tels moments tout au long de l’année afin de montrer à votre équipe que vous êtes à leur côté et à leur écoute au quotidien.
Si vous souhaitez préparer des entretiens professionnels délicats, affiner votre style de management et mieux accompagner vos équipes, contactez-moi via ce formulaire.